Cuando empecé mi carrera en el ámbito de la gestión documental, no imaginaba que terminaría convirtiéndome en una firme defensora del orden y la eficiencia en la información empresarial. Al igual que muchos de mis colegas, pensaba que terminaría trabajando en un archivo o en una biblioteca tras aprobar una oposición. Sin embargo, aquí estoy, como consultora especializada y emprendedora (algo que nunca esperé). Trabajo principalmente con empresas del sector industrial y de las energías renovables; ayudando a transformar su manera de gestionar documentos y optimizar sus flujos de trabajo.
Mi labor no se limita a archivar documentos o digitalizar montañas de información. Cada empresa tiene su propia dinámica y desafíos, especialmente en sectores tan dinámicos y regulados. Mi objetivo es comprender las particularidades de cada empresa, identificar ineficiencias y diseñar soluciones que realmente les faciliten el día a día. La clave está en hacer que la información fluya de manera clara y accesible, evitando esos momentos de pánico cuando alguien necesita un documento urgente y nadie sabe dónde está.
En la práctica, mi trabajo es una combinación de análisis y estrategia. Paso tiempo con mis clientes, entendiendo cómo manejan su información, qué obstáculos enfrentan y qué necesidades específicas tienen. Para después poder diseñar soluciones a medida: desde reorganizar archivos físicos hasta implementar herramientas digitales que automaticen procesos clave. También dedico parte de mi tiempo a capacitar equipos, porque una buena gestión documental no solo depende de la tecnología, sino de las personas que la usan.
Creo que una de las formas más claras de entender cómo trabajo es a través de ejemplos de proyectos en los que he estado involucrada. Recuerdo un caso con una empresa constructora de parques fotovoltaicos. En esta ocasión, el desafío surgió cuando llegó el momento de entregar la documentación final al cliente. No disponíamos entonces de un sistema centralizado que recopilara toda la documentación necesaria, lo que significaba que, al finalizar cada proyecto, los equipos debían destinar una cantidad considerable de recursos a reorganizar los documentos. Además, era común que se perdieran documentos físicos o que las versiones finales no estuviesen claramente identificadas, lo que generaba gran tensión entre los departamentos y retrasos en las entregas.
Para abordar este problema, diseñé un sistema de entrega de documentación que comenzó con un análisis detallado de las especificaciones del contrato con el cliente, para verificar si existían requisitos específicos para la entrega final. Como no era el caso, desarrollé un sistema genérico aplicable a todos los proyectos, que como este, no tuviesen indicaciones concretas por parte del cliente. La solución consistió en organizar la documentación por fases del proyecto, estableciendo un control documentado para que cada departamento supiera exactamente qué documentos debían entregarse en cada fase.
A medida que los documentos se completaban y se marcaban como definitivos, se incluían en el paquete correspondiente a la fase en curso. Este proceso de organizar la documentación por fases facilitó poder acceder rápidamente a la información cuando se necesitaba. En el momento de la entrega final, junto al equipo de proyecto, realizábamos una revisión utilizando una lista de verificación de los documentos a entregar para asegurarnos de que no faltase ninguno clave. Este enfoque no solo facilito la entrega final, sino que también permitió que cada departamento asumiera la responsabilidad de su propia documentación, lo que ayudó a identificar rápidamente cualquier deficiencia y a mejorar la eficiencia del proceso de revisión.
En otra ocasión, me contrataron para ayudar a una empresa de proyectos industriales a estructurar la documentación no solo de los proyectos, sino también de todos los departamentos. Esta empresa creció muy rápido, lo que, aunque fue una gran oportunidad, también causó una gran desorganización debido al acelerado ritmo de trabajo. El primer paso que di fue el de analizar la propia empresa, su estructura y la documentación que manejaba, para luego evaluar, junto con cada departamento, sus necesidades documentales y cómo podía implementar mejoras.
Uno de los mayores problemas que encontré fue la falta de políticas claras sobre la gestión de la documentación. Cada trabajador lo hacía a su manera, con mayor o menor rigor, lo que generaba frustración y caos. Además, no habría una estructura lógica para archivar documentos, circunstancia que complicaba aún más las cosas. Para abordar esta situación, diseñamos un cuadro de clasificación de la documentación de cada departamento, asegurándonos de que cada tipo de documento estuviera organizado y fuera fácil de encontrar.
Una de las claves del proyecto fue determinar qué documentos debían ser compartidos entre departamentos para evitar la duplicación innecesaria. A partir de esto, creamos flujos de trabajo específicos para optimizar la gestión de la documentación compartida. También desarrollamos una política de gestión documental adaptada a la realidad de la empresa, teniendo en cuenta los recursos disponibles. Esta política incluía herramientas sencillas de seguimiento y control documental que permitieron a los equipos trabajar de forma más eficiente, con un enfoque claro sobre cómo y cuándo gestionar la documentación. Este proyecto no solo redujo significativamente los problemas derivados de la falta de estandarización, sino que la empresa tomó conciencia de la importancia de la documentación y decidió incluir entre sus departamentos uno de gestión documental para que incluyesen mejoras siempre que lo necesitase y mantuvieran el sistema siempre bajo control.
Otro de los proyectos en el que he participado fue un trabajo a contrarreloj: ayudé a una empresa a gestionar la documentación de su sistema de calidad con el objetivo de obtener las certificaciones ISO 9001, 14001 y 45001. Al llegar a la empresa, me encontré con que no existía un control documental adecuado para cumplir con los requisitos establecidos en el punto 7.5 sobre Información documentada de la norma. Por lo tanto, decidí abordar el problema desde la base: primero, analizamos todos los procesos de la compañía junto con la responsable de calidad y medio ambiente, para entender a fondo las necesidades documentales del sistema.
Realizamos una revisión exhaustiva de los tipos documentales existentes, mejoramos los formatos de las plantillas y normalizamos la información documentada de cada uno de los procesos. Fue clave revisar cada documento, ajustando y actualizando los procedimientos necesarios para asegurar su coherencia y cumplimiento con las normativas vigentes. A continuación, creamos un sistema integral que abarcaba todo el ciclo de vida de la documentación, desde su creación hasta su retirada del sistema, asegundando un control exhaustivo en cada etapa.
Una parte crucial de la solución fue la implementación de un registro de control documental, el cual permitiría llevar un seguimiento detallado de las versiones de cada documento y su estado. Además, optimizamos el proceso de firma de los documentos, lo que permitió garantizar su validación y correcta gestión. Aunque el tiempo para implementar todas las mejoras era limitado, el proyecto se logró con éxito, y la empresa obtuvo las certificaciones ISO sin ninguna no conformidad, lo que representó un gran logro para todos los involucrados.
Podría seguir con muchos otros ejemplos, pero creo que con esta muestra se puede ver cómo ayudo a las organizaciones en el ámbito de la gestión documental. Lo que más disfruto de mi trabajo es observar cómo una gestión documental efectiva puede hacer la vida más fácil dentro de una organización. Cuando los documentos dejan de ser un problema y se convierten en un recurso bien organizado, los procesos fluyen mejor, los equipos trabajan con mayor eficiencia y la empresa en su conjunto gana en agilidad. Poder aportar orden en medio del caos y ver el impacto positivo que esto genera es lo que hace que cada proyecto valga la pena.
