La primera vez que entré a trabajar en la Biblioteca de la Universidad de Cuenca fue abrumadora. Venía de una pequeña biblioteca en un centro de investigación, así que enfrentarme de golpe a una biblioteca de cuatro pisos, que puede llegar a tener más de 600 personas en un solo día, fue todo un cambio de paradigma. De pronto pasé de una dinámica tranquila y controlada a una operación a gran escala, donde todo debía estar perfectamente engranado para que funcione.
Una de las cosas que más salta a la vista en las bibliotecas universitarias —y que muchas veces se desconoce— es que, en muchos casos, estamos a la vanguardia. ¿Por qué? Porque las universidades suelen destinar parte de su presupuesto para mantener las bibliotecas actualizadas tecnológicamente. Además, la biblioteca es un componente clave en los procesos de acreditación institucional, lo que le da un peso estratégico dentro de la universidad. Eso significa que, aunque no siempre se diga en voz alta, un bibliotecario universitario tiene ciertas ventajas frente a otros entornos bibliotecarios. Pero también implica una gran responsabilidad.
Una biblioteca tan grande como la nuestra no puede gestionarse de manera improvisada. Por eso, está dividida en varias áreas, cada una con funciones muy específicas: Servicios, Gestión de colecciones, Archivo histórico, Marketing y, por supuesto, la Gestión general de la biblioteca.
Área de Servicios
Esta es la más visible para el usuario. Aquí se organizan las estanterías, se controla el comportamiento en sala (sí, también nos toca recordar que no se debe comer, hablar en voz alta ni hacer videollamadas sin audífonos), se revisan los trabajos de titulación para asegurar que cumplan con las normas del repositorio institucional, y se hacen procesos de digitalización de libros.
Cuando un libro es digitalizado y no tiene restricciones de derechos de autor, se publica en la sección abierta de nuestra biblioteca digital, donde cualquier persona puede acceder a él. Si tiene restricciones, el acceso se restringe a la colección cerrada, disponible solo para los miembros de la comunidad universitaria.
Además, prestamos cubículos, realizamos servicios de referencia (es decir, ayudamos a los usuarios a buscar y encontrar la información que necesitan), capacitamos en el uso de gestores bibliográficos y bases de datos, y también hacemos visitas guiadas para escuelas, colegios e instituciones que nos visitan, porque además de ser biblioteca universitaria, somos biblioteca pública.
En los últimos años hemos incorporado servicios innovadores como préstamo de calculadoras, audífonos, gafas de realidad virtual e impresión 3D. Y como si fuera poco, también gestionamos el préstamo externo y realizamos los inventarios, que son largos, tediosos, pero absolutamente necesarios.
Gestión de Colecciones
Aquí es donde se procesa todo el material bibliográfico. Se clasifica, cataloga, se le colocan las seguridades y se envía a las estanterías. También se gestiona el repositorio institucional (en nuestro caso, DSpace) y estamos adaptándolo al modelo CRIS. Esto implica crear perfiles de investigadores, donde se pueden ver sus publicaciones, proyectos y áreas de investigación.
Además, se realizan procesos de depuración de metadatos en la biblioteca digital, en el repositorio y en Koha. Se mantienen actualizadas las directrices de metadatos en Dublin Core y MARC 21, aplicando las RDA para asegurar descripciones consistentes. Y no es menor: aquí también gestionamos donaciones y seleccionamos el material que va a ingresar al acervo bibliográfico.
Área de Marketing
El área de Marketing es, sin duda, una de las más dinámicas y creativas de la biblioteca. Se encarga de construir puentes entre la biblioteca y la comunidad universitaria, asegurándose de que los recursos, servicios y actividades lleguen a donde deben llegar: a nuestros usuarios.
Aquí no solo hacemos flyers o posteos de eventos. Se diseñan campañas completas que promueven la lectura, la alfabetización informacional, el uso de nuestras herramientas digitales, y la participación en eventos culturales. Se crean videos, animaciones, recorridos virtuales, y estrategias para redes sociales que conectan con distintos públicos, desde estudiantes de primer ciclo hasta docentes e investigadores.
Pero no se trata solo de promocionar; también buscamos crear experiencias. Hemos hecho vitrinas interactivas, ambientaciones temáticas, espacios de descanso decorados según las temporadas, o simplemente zonas más cómodas y acogedoras donde el usuario se sienta en casa. El área de Marketing, bien gestionada, transforma la biblioteca en algo más que un centro de información: la convierte en un espacio vivo, con identidad y voz propia.
Gestión General
La Gestión General de la biblioteca es ese engranaje silencioso que hace que todo funcione. Desde aquí se documentan procesos, se elaboran manuales de procedimientos, se gestionan las compras, se supervisa que las instalaciones físicas y tecnológicas estén en buen estado, y se coordina con el personal de todas las áreas.
También se planifican y evalúan los proyectos de innovación, se gestionan los presupuestos y se define la estrategia institucional. No es solo “dirigir” la biblioteca, es proyectarla hacia el futuro. Nos toca participar en comités académicos, colaborar con otras unidades de la universidad y, sobre todo, acompañar a nuestros equipos en su crecimiento profesional. Cada decisión desde gestión impacta directa o indirectamente en la experiencia del usuario, y eso hay que tenerlo siempre presente.
Trabajar en una biblioteca universitaria es mucho más que prestar libros. Es una labor técnica, estratégica, educativa y cultural. Y es también un espacio donde la innovación tiene sentido, porque se hace para servir mejor a la comunidad.
A veces me preguntan: “¿Qué hace exactamente un bibliotecario universitario?” Y yo siempre digo: hacemos que todo esto funcione.
