Durante más de 20 años he trabajado con archivos de todo tipo: históricos, administrativos, de gestión u oficina y fotográficos. Pero gestionar el archivo de Recursos Humanos y Prevención de Riesgos Laborales en una empresa pública ha supuesto un reto distinto: aquí, el rigor documental no es opcional. Es parte del cumplimiento, de la seguridad jurídica y de la buena gestión.
Al asumir esta responsabilidad, no solo organizo documentos: gestiono procesos, atiendo consultas internas, detecto riesgos documentales y propongo soluciones para evitar el caos a medio plazo. El archivo se ha convertido en un espacio vivo, con información en constante movimiento, algo que cuando comencé todavía le faltaba.
De ahí, que cuando dices que trabajas gestionando archivos en el Departamento de Recursos Humanos, muchas veces te miran como si te pasaras el día guardando papeles en carpetas de colores.
Pero la realidad es… un poco más compleja.
Sí, hay papeles. Muchos. Contratos, nóminas, Altas/Bajas de la Seguridad Social, certificados médicos, títulos oficiales y documentación formativa, evaluaciones, partes de baja, documentación de PRL, comunicaciones internas… Y no, no se trata solo de guardarlos “en su sitio”.
Se trata de darles sentido. De saber qué hay, dónde está y qué hacer con ello.
Gestionar el archivo de RRHH es:
- Revisar expedientes personales y detectar documentos que faltan o están duplicados.
- Clasificar documentación que llega muchas veces fuera de orden.
- Preparar la documentación para su digitalización, asegurando que tenga valor y contexto.
- Crear estructuras y procedimientos claros para que cualquier persona pueda encontrar lo que necesita sin perder tiempo.
- Proteger la información personal, cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y garantizar que nada importante se pierda por el camino.
Y todo esto, mientras el equipo de Relaciones Laborales (RR.LL) sigue generando nuevos documentos cada día.
A veces hay que investigar como si fueras detective: encontrar ese contrato de hace 12 años que alguien necesita “para esta mañana” o incluso encontrar un periodo de prueba de un empleado en el archivo digital “para ya”.
Otras veces eres la que pone orden al caos: cuando te traen una carpeta que lleva cinco años sin tocar y nadie sabe qué contiene o incluso aparece documentación de expedientes que faltan por incluir de hace 2 años…
Y muchas veces, proponer mejoras para que todo funcione mejor.
Porque al final, gestionar un archivo no va de papeles. Va de personas. De facilitarles el trabajo, de proteger su información y de asegurar que todo esté donde tiene que estar… cuando hace falta.
Un Archivo de Personal o de RRHH es un archivo con sus series documentales, sus criterios de acceso, su ciclo de vida y su importancia legal y operativa.
