La gestión documental consiste en la captura, el almacenamiento y la recuperación de los documentos. Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para gestionar los documentos, en cualquier tipo de soporte, en una organización; facilitar su acceso y recuperación; establecer protocolos de conservación y custodia; diseñar planes de expurgo  y/o destrucción. 

Un Sistema de Gestión Documental es el conjunto de pautas y actuaciones llevadas a cabo con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la producción, la recepción, la circulación, el almacenamiento, la organización, la conservación, la disposición final y la accesibilidad de los documentos generados en el transcurso de la actividad de una organización.