El mundo de la documentación es más amplio de lo que pueden llegar a pensar las personas ajenas al sector. Es extraño que, a pesar de que todo el mundo maneja documentos a diario, ya sea en el ámbito privado, público o empresarial, se conozcan poco los entresijos del trabajo de los mismos.
La mayoría de personas al trabajar con documentos de hecho, cumplen estas tareas de documentalista sin saberlo. Desde subir un documento necesario para un trámite al REG, pasando por una consulta a un perfil en una web de búsqueda de empleo u organizar un álbum de fotos familiar (y de repente encontrar una fotografía de un familiar al que no recuerdas tras un clic con el móvil enviar la imagen a tu padre para preguntar quién es aquella persona).
A nivel profesional, un documentalista se encarga de estas tareas, tan amplias que se han desarrollado diferentes perfiles que pueden estar muy especializados y dirigidos. Estos van desde los referencistas, catalogadores, los dedicados a expurgos, los que se centran en el acceso y la difusión de los documentos y los que nos dedicamos a la digitalización de documentos.
La digitalización
Un técnico en digitalización se dedica al manejo de equipos de digitalización, es decir, escáneres o cámaras digitales. Realizan la digitalización de documentos físicos convirtiéndolos en archivos digitales.
Para poder cumplir esta función debe conocer y calibrar los equipos y programas informáticos utilizados para ajustar la resolución de la imagen. Por lo tanto, es experto en el manejo de escáneres y realiza las tareas asociadas al mismo de manera precisa y eficiente.
El mantenimiento de los equipos es también una tarea muy importante para el digitalizador de documentos. Estas consisten en la limpieza de los mismos y las revisiones preventivas que ayudan a alargar la vida de los equipos y por supuesto, a que el rendimiento sea óptimo.
Debe además realizar una tarea constante de control de calidad en cada una de las imágenes digitalizadas para asegurarse de que estos sean legibles y correspondan a la perfección con el documento original y con los requerimientos del trabajo. Esto puede implicar el cambio de formato, la compresión para reducir el tamaño de los ficheros, o la introducción de metadatos. Existen programas para poder mejorar la calidad de la imagen escaneada que permiten homogeneizar el trabajo, por ejemplo, ajustando el grado de inclinación de las hojas.
Dependiendo del tipo de documento que va a digitalizarse, además debe tener conocimiento de los mismos para poder manejarlos y tratarlos de la manera correspondiente. Esto se da especialmente en la digitalización del documento antiguo. Uno de los objetivos es precisamente la conservación de todo documento en un formato digital, para que el analógico no tenga que ser manipulado con tanta asiduidad. En el caso de un libro antiguo, debe conocer el material, el estado en que se encuentra, las páginas, el lomo o el cosido y asesorar sobre la pertinencia o no de la digitalización del mismo.
Una de las características más importantes que debe tener un buen digitalizador es una buena capacidad de organización. Esto se hace particularmente importante a la hora de llevar un seguimiento de lo digitalizado en grandes proyectos. En coordinación con el equipo y con las directrices que se le ha dado y los requerimientos del propio proyecto ha de establecer un orden en el trabajo exhaustivo. El control debe ser constante para evitar la perdida de documentos, así como un orden incorrecto de los mismos en cada uno de los expedientes o libros y por supuesto, evitar duplicidades con el resto de compañeros.
Otras tareas asociadas
El técnico debe tener siempre presente que el objetivo final de la digitalización es facilitar la accesibilidad y la difusión de los documentos, tarea que realiza sobre todo con la colaboración del documentalista web.
Hay que señalar también, que estas tareas deben ir acompañadas de la gestión de la privacidad y la seguridad de los datos siguiendo los protocolos adecuados para cada proyecto y ayudando a garantizar el cumplimiento de las regulaciones.
En otros casos, los técnicos en digitalización pueden desarrollar otras tareas. Estos expertos pueden asumir la responsabilidad de diseñar e implementar soluciones digitales para la captura, organización, almacenamiento y recuperación de documentos digitales.
Los profesionales de la digitalización también pueden desempeñar roles de consultoría, asesorando a las empresas sobre cómo optimizar sus procesos y migrar hacia entornos digitales. Ayudan a identificar oportunidades de mejora, implementar tecnologías adecuadas y establecer estrategias eficientes de gestión documental.
Conclusión
Un técnico en digitalización es el profesional que se encarga de la transformación de un documento en formato analógico a un formato digital.
Se encarga de la reproducción y el tratamiento de los resultados del proceso de digitalización para garantizar un resultado legible adaptado a las necesidades del formato, de los repositorios y del propio material que ha sido digitalizado.